1. Introdução
Está Política de Compras do GRUPO EMBRASA, tem como propósito estabelecer diretrizes e condutas, que orientam os negócios e os relacionamentos nas transações entre o GRUPO EMBRASA e seus PROVEDORES EXTERNOS (fornecedores de bens materiais e/ou prestação de serviço), por meio de sua governança corporativa, sustentável, de forma ética, transparente, profissional e de respeito mútuo, interligada com seu CÓDIGO DE CONDUTA.
Além de tornar indubitável o nosso propósito e valores do GRUPO EMBRASA, para complementar as exigências contratuais e não alterarem ou substituírem os contratos existente.
2. Abrangência
Essas diretrizes se aplicam a todos os públicos que tenham ou possam ter relações com o GRUPO EMBRASA e suas respectivas unidades, incluindo, mas não se limitando, colaboradores, parceiros de negócio/provedores externos (fornecedores de bens de consumo/serviço e prestadores de serviços).
3. Referências
Este procedimento está de acordo e atualizado quanto:
- Legislação e regulamentação aplicáveis a bens e serviços;
- Lei Anticorrupção, Lei nº 12.846 de 01/08/2023 e Decreto nº11.129/2022;
- CÓDIGO DE CONDUTA;
- Procedimentos e Políticas do GRUPO EMBRASA;
4. Termos e Definições
LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados;
NF – Nota Fiscal;
IQF – Índice de Qualificação de Fornecedor;
SSMA – Saúde, Segurança do Trabalho e Meio Ambiente; SGI -Sistema de Gestão Integrado.
5. Responsabilidade / Conhecimento
Presidência, Diretoria, Gerência, Coordenação, Supervisão e todos os cargos do departamento de Suprimentos.
As diretrizes se aplicam a todos os públicos que tenham ou possam ter relações com o GRUPO EMBRASA e suas respectivas unidades, incluindo, mas não se limitando, colaboradores, parceiros de negócio/provedores externos (fornecedores de bens de consumo/serviço e prestadores de serviços).
6. Descrição
6.1 Visão Geral
6.1.1 Nosso Propósito e Valores
O GRUPO EMBRASA possui CÓDIGO DE CONDUTA que define o propósito, valores, regras de ouro e condutas que orientam os negócios e os relacionamentos internos e externos.
Firmarmos compromisso ao conduzir nosso negócio com transparência, profissionalismo, ética, legalidade e respeito mútuo, realizando nossas atividades atrelada aos nossos valores: Foco no cliente, no resultado e na zona de valor, confiança, respeito, ética, sustentabilidade, inconformismo, desenvolvimento e valorização das pessoas e trabalho colaborativo. Apoiando nossas comunidades e cumprindo as leis vigentes que regulam nossas unidades, assim como dos nossos provedores externos, seja de bens de consumo ou serviços, com os mesmos valores e padrões éticos do GRUPO EMBRASA.
6.1.2 Nossas Expectativas
Essa Política, assim como o Formulário CÓDIGO DE CONDUTA PARA PARCEIROS DE NEGÓCIOS (fornecedores de bens de consumo e serviços), descreve nossas expectativas em relação aos padrões do local de trabalho e às práticas comerciais, juntamente com suas empresas subcontratadas e cadeias de suprimentos, sendo critérios que definem nossa decisão de estabelecer ou ampliar relacionamentos de negócios.
6.2 Saúde, Segurança e Meio Ambiente
6.2.1 Saúde e Segurança no Local de Trabalho
Contamos que nossos fornecedores e subcontratadas sob sua gestão, atenda as legislações de saúde e segurança do trabalho, promovendo locais de trabalho seguros e saudáveis aos seus profissionais, através de procedimento ou programas de saúde, segurança, manutenção e operação de suas atividades, oferecendo tudo o que é necessário para minimizar os riscos de acidentes, lesões e exposição dos seus profissionais, contratados, visitantes ou comunidade. Além de disponibilizar e utilizar de Equipamentos de Proteção Individual e/ou Coletivo.
6.2.2 Responsabilidade com o Meio Ambiente
Todos os fornecedores devem possuir licenças válidas e controles operacionais de forma a atender a legislação vigente, direcionada a sua área de atuação. Deve cumprir práticas sustentáveis, incentivando a proteção dos recursos naturais, compromisso com o clima, a redução dos seus aspectos e impactos ambientais, descartando corretamente os seus resíduos sólidos, líquidos e controles de emissões atmosféricas, além de eliminar ou reduzir desperdício de todos os tipos. Que inclua melhorias em seu processo, pensando na conservação de água e energia, realizando sempre que possível a reciclagem e compostagem de seus resíduos.
6.2.3 Responsabilidade com a Comunidade
Os fornecedores devem realizar suas atividades, de acordo com a lei, como realizamos no GRUPO EMBRASA, sem gerar incômodo de suas operações a sua circunvizinhança, seja por ruído, odor e quaisquer reclamações.
6.2.4 Direito e Uso da Terra
Como o GRUPO EMBRASA, os parceiros de negócio, devem utilizar em suas atividades, imóveis de sua propriedade e/ou que estejam em sua posse legal como propriedade e uso regular da terra.
Esses documentos, podem ser evidenciados com contratos de locação, escrituras de compra e venda, assim como certidões e registro de imóveis emitidas por órgãos competentes, que comprovem a idoneidade e que há não uso irregular da terra e apropriação de terras pertencentes aos povos indígenas.
6.3 Direitos Trabalhistas, Humanos, Respeito e Diversidade
6.3.1 Direitos Humanos
O GRUPO EMBRASA cumpri as leis trabalhistas, remuneração, benefícios, jornadas de trabalho, não aceitamos e repudiamos trabalho infantil, forçado, tráfico de pessoas e escravidão. Respeitamos o direito de seus profissionais filiarem-se ou não a qualquer associação legal sem medo de retaliação, conforme detalhamento disponível em nosso CÓDIGO DE CONDUTA. Por tanto, essas mesmas práticas devem ser realizadas pelos fornecedores e sua rede de suprimentos.
6.3.2 Respeito e Diversidade
Contamos que os todos os nossos parceiros devem manter os locais de trabalho livres de assédio moral e sexual, tratamento severo, intimidação, violência, punição corporal, coerção mental ou física, abuso verbal e discriminação.
Visto que no GRUPO EMBRASA, a diversidade entre colaboradores é respeitada e valorizada, todos, inclusive os fornecedores devem atuar em obediência à legislação trabalhista aplicável e exercer suas funções baseadas no comportamento ético, sem preconceito de origem, raça, gênero, orientação sexual, cor, idade, etnia, estado civil, religião, deficiências ou qualquer outra forma de discriminação.
Caso haja dúvidas ou precise maiores esclarecimentos, consultar o nosso CÓDIGO DE CONDUTA.
6.3.3 Proibido
A posse, oferta ou o uso de drogas e o consumo de bebidas alcoólicas no ambiente de trabalho, além de comida na produção e na carroceria do caminhão, não é permitido, em nenhuma hipótese, o porte de qualquer tipo de arma nas dependências do GRUPO EMBRASA, salvo no exercício da função de vigilância e segurança (se houver) com a devida documentação e autorização. Não é permitido acesso de crianças e familiares em nossas dependências.
Contamos que os fornecedores também possuam práticas similares ao GRUPO EMBRASA, em suas respectivas atividades.
6.4 Ética Empresarial
6.4.1 Pagamentos Ilegais, Corrupção e Suborno
A relação com fornecedores e demais prestadores de serviços deve ser pautada pelo profissionalismo e respeito mútuo. O GRUPO EMBRASA trabalha com critérios de seleção transparentes, sendo exigido assim, o cumprimento de todos os requisitos legais e éticos definidos neste Código, em nosso Código de Conduta, Políticas e Procedimentos do GRUPO EMBRASA.
Provedores externos e sua cadeia de suprimentos, devem abster-se de qualquer tipo de corrupção, suborno, fraude, extorsão, propinas ou apropriação indébita. Não pode haver interesses pessoais ou terceiros que se sobrepõe aos legítimos interesses do GRUPO EMBRASA.
Não é permitido, qualquer tipo de favorecimento, vantagens materiais ou financeiras que um colaborador receba de um dos nossos fornecedores ou prestadores de serviços, por isso não devem concordar em oferecer ou aceitar presentes, entretenimento ou favores que tenham a intenção, ou possam parecer ter a intenção de obrigar ou beneficiar indevidamente qualquer uma das partes.
Brindes institucionais como canetas, agendas, calendários podem ser aceitos. Outros tipos de brinde podem ser aceitos com valores até R$ 200,00. Brindes com valores superiores a este somente mediante aprovação do CEO.
Seguir as leis tributárias e não participar, individualmente ou apoiando outros, de qualquer forma de fraude ou evasão fiscal e de contribuições previdenciárias, além do cuidado dos fornecedores.
Não deve ocorrer a utilização indevida de informações privilegiadas que possa ter tido acesso, até mesmo, relação de parentesco entre colaborador e fornecedor ou prestador de serviços que comprometa a imparcialidade dos negócios.
Não devem fazer referência ao nome ou logotipo do GRUPO EMBRASA em qualquer forma de mensagem ou anúncio na mídia sem nossa permissão prévia e expressa. Também devem manter registros precisos e controles comerciais adequados.
6.4.2 Com entidades públicas e órgãos governamentais
As relações com as entidades públicas e órgãos governamentais devem ser baseadas na transparência, honestidade e ética, de forma a assegurar relacionamentos íntegros e sustentáveis, sempre respeitando as leis vigentes.
É proibido o oferecimento de presentes ou vantagens a agentes públicos em razão de seu cargo ou função com o intuito de obter em troca um favor ou benefício, assim como, repudiamos contribuições políticas diretas ou indiretas – em nome do GRUPO EMBRASA.
Atos de corrupção, por parte de nossos colaboradores ou, ainda, por fornecedores ou prestadores de serviços são intoleradas pelo GRUPO EMBRASA.
6.4.3 Leis Antitruste e de Concorrência
Os Fornecedores devem evitar acordos ou ações que violem a legislação concorrencial. Não podem oferecer aos nossos profissionais nenhuma informação confidencial sobre um concorrente do GRUPO EMBRASA.
6.4.4 Segurança da Informação
Todos os parceiros de negócio do GRUPO EMBRASA devem estar aderentes aos princípios aplicáveis à proteção de dados instituídos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), tomar precauções razoáveis para proteger os dados pessoais adquiridos enquanto fazem negócios conosco – por exemplo, contra acesso não autorizado, destruição, alterações, uso indevido e divulgação. além disso, os provedores externos não podem divulgar ou usar nenhum dos direitos de propriedade intelectual, segredos comerciais ou informações confidenciais do GRUPO EMBRASA, a menos que tenha sido autorizado. São consideradas confidenciais todas as informações que não sejam de domínio público. Tudo aquilo que, se revelado, puder causar prejuízos ao GRUPO EMBRASA e/ou afetar os resultados e dinâmica dos negócios, deve ser tratado como sigiloso.
6.5 Diretrizes de Compras GRUPO EMBRASA
Promover a parceria de negócios entre os clientes internos na busca constante de soluções com Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança do Trabalho, de acordo com as condições comerciais aceitáveis.
Procurar alcançar economias sem perder qualidade e eficiência;
Especificar bens e serviços, permitindo enviar para o máximo de fornecedores possíveis e permitir equidade entre as propostas, justificando e documentando escolhas técnicas;
Priorizar fornecedores que implementem boas práticas comerciais, sociais e ambientais;
Prezar pela transparência nos processos e garantir concorrência livre e leal. Não compactuar com comportamentos antiéticos, excluindo fornecedores que não procedam desta forma, mais informações estão descritas ao longo dessa Política, assim como CÓDIGO DE CONDUTA;
Envolver compras no início dos processos de tomada de preços e reuniões com caráter comercial;
Processos que se caracterizem conflitos de interesse, devem ser comunicados para diretoria da área e receber um “de acordo” por escrito, exemplos:
- Relações familiares entre GRUPO EMBRASA e fornecedores;
- Funcionários com participações societárias nos fornecedores;
- Ex-funcionários prestando serviços técnicos relevantes sua função no período inferior a 12 meses (regra para serviços de manutenções diversas);
Priorizar e incentivar sempre que possível fornecedores locais para fornecimento ao GRUPO EMBRASA, desde que a qualidade, ambientais, saúde e segurança do trabalho, condições comerciais, prazos de entrega e eficiência sejam iguais aos demais concorrentes;
Garantir sempre que qualquer alteração técnica de bens e serviços, que possam comprometer a qualidade, eficiência e as condições comerciais, sejam alinhadas entre áreas técnicas e compras;
O aceite aos fornecedores só pode ser realizado pela equipe de compras e mediante ao pedido aprovado no sistema e comunicado por e-mail;
Promover ações internas e externas de melhoria contínua e redução de custo, que atenda a legislação e outros requisitos.
6.6 Recebimento de Materiais
Produtos: pallets, tecidos, polietileno, polipropileno, recuperado, masters, aditivos, filmes, linhas, cola hotmelt, tintas, solventes, tubos de papelão.
Todos os materiais citados acima devem ser entregues acompanhados dos certificados ou laudo de qualidade, e para alguns desses materiais é necessário o envio de romaneio. Os mesmos devem ser enviados para os seguintes e-mails:
Sumaré Artur Nogueira
- Falta dos laudos ou certificados;
- Divergência do material físico com as informações do certificado ou NF (Nota Fiscal); Ø Problemas na qualidade do material.
O certificado de qualidade/ laudo é um documento que evidência a qualidade do material que estamos recebendo, sendo assim nesse documento deve conter análises que comprovem essa qualidade. Esse documento precisa estar atrelado a NF, abaixo alguns exemplos:
- No certificado de qualidade estar referenciando o número da NF;
- Na descrição do produto na NF referenciar o número do certificado;
- Tanto na NF, quanto no certificado referenciar o lote do produto;
6.7 Agendamento de Descarga
Para melhor atender e com mais agilidade, decidimos por instaurar algumas regras em nosso recebimento junto a logística, onde precisarão agendar previamente a descarga em nosso armazém.
Contato para agendamento:
UNIDADE DE SUMARÉ: Celular (19)99590-2608 ou Fixo (19)3864-4100 Ramal: 4169
UNIDADE DE ARTUR: Fixo (19)3864-4100 Ramal: 9037
Horário de atendimento para solicitação de janela: 08h00 às 16h00 (Segunda a Sexta-feira)
Informações necessárias para o agendamento:
- Transportadora;
- Nome Do Motorista;
- Placa;
- Número Do Pedido De Compra Do GRUPO EMBRASA;
O motorista deverá se apresentar (entregar NF na portaria de pedestres), ao menos, com 15 minutos de antecedência e com, no máximo, 15 minutos atraso. Após este prazo, ele perderá o agendamento e será o último da fila para descarregar.
Capacidade de Descarga: 6 Carretas/Dia.
Em caso de comunicação antecipada de atraso, por quaisquer motivos, iremos avaliar e tomar a decisão mais adequada para o GRUPO EMBRASA.
Ø Cargas comunicadas como urgentes serão sempre tratadas como prioridade.
Cargas sem agendamento, inicialmente, irão depender da disponibilidade de equipamento, mão de obra e espaço para descarga, porém, sempre será feita no mesmo dia.
6.8 Emissão do Pedido, Nota Fiscal e Entrega
Todas as mercadorias deverão ser entregues junto ao documento fiscal Nfe ou nota de serviço.
- Recomenda-se que toda Nota Fiscal contenha o número do pedido de compra e o número do código de produto do GRUPO EMBRASA, caso não esteja seja possível enviar na NF enviar uma cópia do nosso pedido junto ao documento fiscal ou algum romaneio para identificação dos itens;
Data Emissão da NF x Data de Entrega, deverá seguir as seguintes regras:
- Para os fornecedores que estão localizados dentro do estado de SP a emissão da nota deve ser até 3 dias antes da data do recebimento;
- Para os fornecedores que estão localizados fora do estado de SP a emissão da nota deve ser de 7 a 10 dias antes da data do recebimento. Exceto UF Amazonas que o prazo poderá ser de 30 a 45 dias da emissão da NF.
Obs.: Notas fiscais que estiverem fora das regras acima serão recusadas automaticamente pela equipe de logística e deverão ser regularizadas de imediato.
6.9 Compromisso
Todas as aquisições de bens e serviços devem buscar o melhor equilíbrio na relação custo benefício, mantendo sempre a qualidade, o cumprimento de normas técnicas e da legislação vigente, o cumprimento dos compromissos e dos cronogramas estabelecidos.
6.10 Responsabilidade
Todas as áreas do GRUPO EMBRASA e partes interessadas relacionadas são responsáveis em aplicar essa Política, Código de Conduta em suas atividades.
6.10.1 Solicitantes
Certificar que as solicitações estão sendo realizadas de forma conscientes, econômicas, mantendo a qualidade e confiabilidade das informações, assim como a aplicação dessa Política e CÓDIGO DE CONDUTA do GRUPO EMBRASA, de forma a seguir os fluxos e Procedimentos de Compras.
Garantir que a solicitação está prevista em orçamento e previamente alinhadas com a gestão imediata, sendo realizadas para o bem comum e não pessoal (sem prévio alinhamento) e dentro das plataformas designadas para emitir as solicitações.
Avaliar todas as oportunidades internas, que pudessem evitar a compra, que não consta em estoque, sendo de descrição igual ou similar, pois precisamos realizar o aproveitamento de bens de consumo ou serviços já existentes no GRUPO EMBRASA, realizando a Compra de forma consciente e de forma sustentável.
6.10.2 Compras
Comunicar qualquer prática suspeita ou antiética, a Gerência de compras, Diretoria da área e Diretoria Administrativa via meio eletrônicos de comunicação, assim como no canal de ética, explicando o que e como ocorreu.
Garantir sempre que possível, que os processos de cotação possuam no mínimo 3 ou mais cotações. Regras de dispensa das 3 cotações:
- Cotações até R$ 500,00 dispensam mais de uma cotação;
- Podem ser usadas tabela de preços do sistema para registro de cotações;
- Podem ser utilizados contratos de parcerias para geração de autorizações de entrega;
- Pedidos “guarda-chuva” para fornecedores recorrentes e contratos são permitidos;
- Bens e serviços especiais, aqueles que podem ser fornecidos apenas pelos fabricantes ou distribuidores autorizados;
- Compras em caráter emergencial;
- Certificar que os fornecedores contratados, são aptos a emitir documentos fiscais, validados pela equipe fiscal;
- Desestimular práticas de exclusividade de fornecedores;
6.10.3 Parceiros de Negócios
O GRUPO EMBRASA responsabilizará fornecedores pelo cumprimento deste Código ou de seu próprio código, se aceitável para nós e reservamo-nos o direito de auditar e/ou investigar qualquer caso de não conformidade de provedores externos, podendo encerrar, anular nossas obrigações contratuais, dependendo das circunstâncias e da Lei, caso os provedores não cumprirem esse com nosso Código, com o seu próprio código ou com a lei.
O monitoramento será realizado através do canal de Ética do GRUPO EMBRASA, assim como no caso de produtos e serviços críticos no IQF (Índice de Qualificação de Fornecedor), conforme Procedimento PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO E INDICE DE QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES.
O parceiro será desqualificado, podendo seus registros ser o cancelamento contratual, pedido e produtos e serviços críticos registrado no LISTA DE FORNECEDORES HOMOLOGADOS.
6.10.4 Áreas de SSMA, SGI, Processos e Compliance
As áreas de apoio e técnicas, como SSMA (Saúde, Segurança do Trabalho e Meio Ambiente), SGI (Sistema de Gestão Integrado), Processos/Engenharia e Compliance devem auxiliar na revisão de Políticas, procedimentos, atualizações de requisitos legais e outros requisitos aplicáveis, de forma a suportar as Lideranças e setores do GRUPO EMBRASA, assim como monitorar e executar auditorias periodicamente.
6.10.5 Financeiro
Pagar os fornecedores apenas mediante pedido de compra e dentro dos prazos acordados, exceto em casos de pagamentos de impostos, conforme Procedimentos da área Financeira.
6.10.6 Liderança do GRUPO EMBRASA
Aprovar as alterações e revisões da Política, cascatear e fazer cumprir essa Política e demais Procedimentos do GRUPO EMBRASA com seus liderados.
6.11 Canal de Ética
As preocupações devem ser comunicadas de boa-fé, com informações honestas e precisas, sobre possíveis violações a este Código, ao Código de Conduta, às Políticas do GRUPO EMBRASA ou à Lei. A retaliação contra qualquer pessoa que comunicar preocupações ou dúvidas sobre má conduta não será tolerada e deverá ser comunicada igualmente ao Canal de Ética. Contamos com nossos fornecedores incentivem relatos por meio de seus próprios processos de reclamação ou, quando a lei local permitir, para o GRUPO EMBRASA realize os relatos no canal compliance@embrasa.com.br, onde será operada por um prestador de serviços especializado, que assegurará a confidencialidade das informações e denúncias recebidas.
Na medida adequada ao seu porte, sugerimos aos fornecedores que implemente um Código de Conduta e Processo de reclamações internamente, sem retaliação de seus profissionais.
7. Disposições Finais
Tudo o que está descrito na Política de Compras, deverá ser executada todas as vezes, em que houver a necessidade de aquisição de bens de consumo e/ou prestação de serviço.
8. Registros
Não aplicável.
| Registro de Alterações | |
| Revisão | Resumo das alterações |
| 1.000 | Emissão Inicial no FLUIG. |
| 1.001 | Retirado da Política a descrição: instruções e procedimentos padrões. |
| 1.002 | Revisão para Vínculo com a Matriz de Treinamentos |